KURUMSALLAŞMA ve TKY

    * Kurumsallaşma, yeni açılan okullarda zaman isteyen bir olgudur.  Daha önceki yıllarda açılmış, kurumsallaşmayı bir türlü başaramamış okullarımızda ise bu olgu önemli bir sorun olarak yöneticilerin karşısında durur.

     * Bir okulun kurumsallaşması için köklü ve uzun bir geçmişe dayanması gerekmez. Yeni açılan bir okulda ise kurumsallaşmanın bir - iki yılda gerçekleşmesi de elbette beklenemez. Öyleyse tam da bu noktada kurumsallaşmayı tarif etmemiz gerekir. Nedir bu kurumsallaşma? Kurumsallaşma; bir okulda tepeden tırnağa tüm bölüm ve birimlerinde çalışma esaslarının belirlenip, benimsenip uygulandığı, bu çalışma esaslarının kişilere göre değişmediği, kişilerin değil okulun hep ön planda tutulduğu,  adeta saat gibi  periyodik ve sistemli bir çalışmanın bulunduğu, hiyerarşik, ılıman ve demokratik bir okul havasının yaşandığı ortama kurumsallaşma denir. Kurumsallaşmasını gerçekleştirmiş okullar, kendi kültürlerini oluşturur ve kalıcı bir çizgi üzerinde rotalarını çizerler.

    * Okulda kurumsallaşmayı nasıl sağlarız? Bunun, ne reçetesi olur ne de ilacı. Tamamen okul müdürüne bağlı olarak yapılacak çalışmaların bütünü ve sonucu bunu belirler. Okul müdürü okulun lokomotifidir. Öğretmen, öğrenci ve velilerle güçlü iletişim kanalları kurarak oluşturacağı birlikten alacağı güçle rotasını belirleyecek ve gecesini gündüzüne katarak başarı yolunda ilerleyecektir. Okul müdürünün kurumsallaşma ile birlikte TKY çalışmalarını da  yürütmesi, onun işini kolaylaştıracaktır.  Kalite çalışması, kurumun geleceği için en üst yönetim  tarafından kabullenilmeli ve o üst yönetimin liderliğinde yürütülmelidir. Bazı okullarımızda kalite çalışmasının bir müdür yardımcısının veya bir öğretmenin başkanlığında ve sorumluluğunda yapılması doğrultusunda öğretmenler kurulunda kararlar alındığını duymakta ve üzülmekteyim. Böyle bir kararın  sonucu hüsran olacaktır. Çünkü kalite çalışması bir gruba havale edilecek bir iş değildir. Bir müdür yardımcısı veya öğretmen arkadaşımız bu işi ancak kısa bir noktaya kadar götürebilir. İş hemen tıkanır kalır. Oysa kalite işi ve kurumsallaşma,  tamamen okul müdürünün liderliğinde, öncülüğünde, onun okula katacağı heyecan ve tatlı telaşla yapılacak bir iştir. Ben burada deneyimlerime dayanarak kurumsallaşmanın ve TKY'nin gerçekleşmesi için yapılması gerekli çalışmaları kendimce özetleyeceğim:

     1. Hiyerarşik Düzenin Sağlanması: Okulda mutlaka hiyerarşik düzen sağlanmalıdır. Okulun müdürü, okulda bulunan tüm çalışmalardan, başarı ve başarısızlıklardan, tüm öğrenci, öğretmen ve personelden sorumludur.  Eski deyişle tepeden  aşağıya doğru, TKY felsefesine göre  tabandan tepeye doğru (TKY'de yönetim tabanda, öğretmenler bir üstte, öğrenciler ise en üstte yer alır. Yani koni ters durmaktadır.),  tüm birim ve bölümler, birbirine bağlı zincir halkaları gibi olmalı, işleyiş bu halkalama sırasına uygun olmalıdır.

    * Okul Müdürü, yardımcılarını, zümre ve bölüm başkanlarını yetkilendirerek, omuzlarındaki ağır yükü paylaştırmalı, kendisi orkestra şefi gibi birim, bölüm ve zümreleri tek elden uyum içinde yönetmelidir.

    * Okul Müdürü, Okul Aile Birliği ile güçlü iletişim kurmalı, onları okulun başarısına ve geleceğine yönlendirmelidir. Okul - Öğretmen - Veli iletişimi uyum içinde demokratik bir ortamda gerçekleştirilirse, o okulun üstesinden gelemeyeceği sorunu kalmaz.  Okulun en büyük reklamcısı, öğrenci ve velileridir.

    * Okul Müdürü, okulun sosyal çevresiyle de iyi ilişkiler içinde olmalıdır. Öncelikle İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü, Kaymakam ve Belediye Başkanlığı ile düzenli görüşmeli, okulun heyecanını bu makamlara hissettirmelidir. Yine çevrede bulunan resmi daire ve sivil toplum örgütleriyle de iletişim ve ilişki içinde bulunmalıdır. Zaman zaman buraları ziyaret etmeli, onları okulun önemli toplantılarına, törenlerine  davet etmelidir.

* Okul Müdürü, okulun hem yöneticisidir hem de lideri.  Bu durum, zaman içinde okulun iç ve dış müşterileri tarafından kabul görecek,  okul müdürü lider yönetici durumuna gelecektir.  Okul Müdürü kendini çağdaş hissettiğinde, demokratik olarak düşündüğünde, uygulamalarında adaletli olduğunda, kendini ve okulunu değişmeye, gelişmeye ve yenileşmeye açık gördüğünde, "Ben bu okulun lider yöneticisi oldum!" cümlesini rahatlıkla kullanabilir. Bunu objektif olarak tespit eden müdürün kesinlikle yolu açıktır. Ancak bu yolda her şey güllük gülistanlık değildir. Kurumsallaşma ve TKY, zor ve güçlüklerle dolu ince, uzun, sabırlı çalışmalar isteyen bir süreç yaşanarak gerçekleşebilir.

   * Einstain'in şu sözünü anımsamanın zamanı geldi: "İnsanlardaki önyargıyı yıkmak, atom çekirdeğini parçalamaktan daha zordur."  İşte okullarda kurumsallaşmayı ve TKY'yi gerçekleştirmek te böyle bir şey.  Önce önyargıların yıkılıp çöpe atılması,  yöneticilerin ve öğretmenlerin kendilerine güvenmesi, "biz neden başarmayalım!" demesi lazım.

     2. Otokontrol Sistemi: Okul işleyişinde şöyle bir noktaya gelinmelidir: Okul müdürünün okulda olup ya da olmaması hiç bir şeyi değiştirmez,fakat her şey tıkır tıkır işler. Her öğretmen, her zümre başkanı, her müdür yardımcısı, her personel kendi işini büyük bir sorumluluk ve özveri içinde yapmaya başlar, işlerin aksamamasına büyük özen gösterirler. Birimler, bölümler birbirlerinin yardımına koşar, herkes birbirine omuz verir.  Herkes görevini ve sorumluluğunu bilmekte ve bunun gereğini yerine getirmektedir. Sanki tüm çalışanlar yol haritasını ezberlemiş, zirveyi hedeflemiş koşar adım çalışmaktadır...

   * Mutlaka otokontrol sistemi kurulmalı, hiyerarşik düzen içinde işletilmeli, veriler bilgiye, bilgiler düşünceye, düşünceler eyleme, uygulamaya  dönüştürülmelidir. (Örneğin, 6.sınıflarda meydana gelen gürültü ve dikkatsizliğin nedenlerini her öğretmen doğru ve iyi bilebilmeli, yaklaşımı bilimsel olmalıdır. Bunu somutlaştıracak olursak, genellikle 6. sınıfların I.döneminde sınıfta fazla gürültü, uğultu ve düzensizlik olur. Şikayetler ve kavgalar bu dönem yoğunluk kazanır.  Bu bilgileri bilimsel süzgeçten geçirdiğimizde karşımıza şöyle bir durum çıkar:  5 yıldır aynı öğretmen tarafından okutulan bu öğrenciler, önlüğü çıkartmanın, takım elbise giymenin, kravat takmanın, etek buluz giymenin, ergenliği daha fazla hissetmenin   ve derslerine değişik değişik öğretmenlerin girmesinin verdiği hafif disiplin gevşekliğini de kullanarak şımarırlar. Derslerde fazla konuşur, gürültü yapar, arkadaşını şikayet ederler. 6.sınıfa derse giren öğretmenler bu durumu iyi irdeleyip, onları doğru yönlendirirlerse kısa zamanda kendilerini toparlar ve normal okul düzenine geçerler... Bu problemde verilerden bilgilere, bilgilerden düşüncelere ve eyleme, uygulamaya giden yolu birlikte izledik. Okulda kurulan otokontrol sisteminde bu problemin çözümü 6.sınıf  ve ders öğretmenlerine düşmektedir. Okul müdürü ve müdür yardımcıları burada sadece destek olur, yardım ederler.)

    * Her bölüm, birim ve zümre kendi çalışmalarını sistematik olarak dosyalamalı, klasörlere yerleştirmeli, dolaplarına koymalıdır.  Her bölüm, birim ve zümre kendi çalışmalarını zaman zaman kontrol etmeli (çek etmeli), kendi içinde otokontrol sistemi kurmalıdır. Okul müdürü, bunun rehberliğini onlara yapacaktır. Çalışmaların seyrini ve sonucunu kontrol edecek,  yorumunu yapacak, değişiklik isteyecek veya teşekkür edecek okul müdürüdür. Okul müdürü bu anlayışı ve çalışmayı okuluna oturtmalıdır. Bu düzen kurulduktan sonra artık okulda sistemli  bir çalışmanın varlığından söz edebiliriz.  Bu sistemli çalışmayı daha da geliştirmek, ileri aşamalara yükseltmek yine okul müdürünün yaratıcılığına ve çalışkanlığına bağlıdır.

   3. Vizyon - Misyon ve Okul İlkelerinin tespit edilmesi: Hiyerarşik düzeni sağlanmış ve otokontrol sistemi kurulmuş bir okulda artık kimlik sorgusu yapmanın zamanı gelmiş demektir. Biz kimiz, niçin varız? Biz nereye koşuyoruz, hedefimiz hangi noktadır? Veliler okulumuzdan nasıl bir eğitim öğretim bekliyor, biz neler yapıyoruz? Biz veli olsaydık, okuldan neler beklerdik? Öğrenciler bizden ne bekliyor, biz onlardan neler istiyoruz? Çocukların ne istedikleri ve ne düşündükleri mi önemli, yoksa bizim onlardan beklediklerimiz mi önemli? Peki toplum okullardan ne istiyor? Toplumun beklentileri nelerdir? .... Soruları daha da çoğaltabiliriz. Öyleyse okulda bir Kalite Kurulu veya OGYE (Okul Gelişim Yönetim Ekibi) kurup, okulun yol haritasını çıkartmalıyız. Artık bunun zamanı gelmiştir. Kalite Kurulu, okulun vizyon - misyon ve ilkelerini belirler. Belirlenen ilkeler öğretmenler kurulunda görüşülüp, tartışılarak son şeklini alır ve yürürlüğe girer.

   * Yine deneyimlerimin verdiği bir saptamayı burada belirtmek istiyorum. Okul müdürlerimiz, okulda yapacakları her çalışmayı, her değişikliği, her yenileşme kararını yürürlüğe koymadan, olgunlaştırıp öğretmenler kuruluna götürür ve öğretmenlerin tartışmasına sunarlar ise, kendi işlerini daha da kolaylaştırmış olurlar. Öğretmenler, kendilerine danışılmanın, kendilerine sorulmasının, kendi düşüncelerinin alınmasının verdiği güvenle okul müdürünün ve okul yönetiminin yanında yer alacaklardır. Yapılacak yenilik, değişiklik ve gelişmelere daha fazla katkıda bulunacaklardır. Okul müdürünün işi daha da kolaylaşacaktır.

    4. Stratejik Planın Hazırlanması: Stratejik plan hazırlamadan önce okulda ihtiyaç analizi ve öz değerlendirme yapılır. Okulun bugünkü durumu somut olarak ortaya konur. İleri taraflarıyla zayıf tarafları belirlenir. Gelecekte olmak istediği nokta tespit edilir. Sonra bu sonuçlara göre stratejiler belirlenir ve gelişim planları hazırlanır. Stratejik plan, açık ve somut olmalıdır. Paylaşımcılar tarafından kolay anlaşılabilmelidir. Stratejik plan, okulun kısa ve uzun vadede nereye gideceğinin ya da hangi noktalara ulaşacağının ipuçlarını verebilmelidir. Stratejik plan, yöneticilere, öğretmenlere heyecan vermeli, velileri umutlandırmalı, okula tatlı ve güzel bir coşku kazandırmalıdır. Stratejik plan, okulun aynada görünüşü olmalıdır. Stratejik plan, canlı, yaşayan ve değişebilen olmalıdır. Stratejik plan, asla ve asla statik ve basma kalıp olmamalıdır. "MLO Modeli" adlı kitap eklerinde, stratejik plan hazırlama yönergesi bulunmaktadır. İyi inceleyip, özümsendiğinde okula has bir stratejik plan hazırlanabilir. Bu iş, okul müdürünün  liderliğinde, bir ekip tarafından yapılmalıdır. Stratejik plan hazırlandıktan sonra yine öğretmenler kurulunda tartışılıp, görüşülmeli ve daha sonra yürürlüğe girmelidir.

    5. Okul Gelişim Planının Hazırlanması: İhtiyaç analizi ve öz değerlendirme çalışmalarından sonra, öncelikler tespit edilerek okulun yıllık gelişim planı hazırlanmalıdır. Bu planın hazırlanmasında okul müdürü takımın en aktif lideri ve üyesi olarak rolünün gereğini yapacaktır.  Okul Gelişim Planı (OGEP), nasıl hazırlanır, hangi kriterler göz önünde bulundurulur ve izlenecek yol haritası yine "MLO Modeli"nde verilmektedir. Bir kılavuz niteliğindeki "MLO MOdeli"ni iyi anlamalı, verilen reçeteyi kendi okulumuza ve çevre şartlarımıza uyarlamalıyız.  Kurumsallaşmak ve Kalite Okulu olmak, sıradan ve kolay bir iş değildir.  Ben burada "MLO MODELİ"nden biraz daha değişik, basit, anlaşılabilir bir OGEP şablonu vereceğim. Her okul kendi şartlarına ve doğasına uygun olarak düzeltmelidir.

.................. Okulu

2004 - 2005

O G E P

Okul Gelişim Planı

A-Fiziksel Gelişim Planı:

B-Eğitim-Öğretimde Gelişlim Planı

C-Sosyal Gelişim Planı

D-Kaynak Gelişim Planı

* * * Örnek Okul Gelişim Planı için buraya TIKLAYINIZ.

   * OGEP hazırlandıktan sonra artık işin en önemli kısmına geliyoruz. Biliyoruz ki insanlarımız bir çok proje üretir, planlar hazırlarlar fakat uygulamaya gelince bin bir dereden su getirilir. Nasrettin Hoca misali ipe un serilmemeli.  Koşuşturmaya, canla başla çalışmaya devam edilerek hazırlanan bu plan uygulanmalıdır.  İlk yıl çok zor geçecektir. Müdür yardımcılarınız, öğretmenleriniz sürekli bu planın uygulanamaz olacağını anlatacaklardır. Size inanmış görünseler de inanmadıkları her hallerinden belli olacaktır. Lider Yönetici olarak okul müdürü bu işin de üstesinden gelecektir. 2. ve 3. yılların planları daha kolay hazırlanmakta, ilk yıla oranla daha rahat ve kolay uygulandığı görülmektedir. Çünkü, ilk yıl tamamlanmış, plan % 80 - 85 başarıyla uygulanmıştır. Herkes şaşırmıştır bu duruma, ancak ortada somut bir gerçek vardır...  Planın uygulama aşamasında bazı değişikliklere ihtiyaç duyulur.  "MLO Modeli"nde bunun için ayrı bir basamak verilmektedir. I.dönem sonunda biçimlendirici değerlendirme ve düzeltme yapılarak planın uygulanmasına devam edilir. Ben kendi okulumda bunun adını değiştirdim. "EK OGEP" koydum. Yani Okul Gelişim Planına Ek Plan ekledim...  Bundan sonra kurumsallaşma ve TKY süreci hızla akıp gidecektir. Öğretmen ve öğrencilerin bu süreçte daha mutlu olduklarını gözlemleyecek ve lider yönetici olarak siz okul müdürü de çok mutlu olacaksınız.

    6. Müşteri Memnuniyetinin Sağlanması: Kurumsallaşmanın ve TKY'nin ileri bir ayağı da müşteri memnuniyetinin sağlanmasıdır. Burada müşteri sözünden   şunu anlamamız gerekiyor: a) İç Müşteriler (Öğrenciler - Öğretmenler - Personel) b) Dış Müşteriler (Veliler, Üst Öğrenim Kurumları, Okulun Sosyal Çevresi, toplum ...vb) Okullarda, esas ve öncelikli olan iç müşterilerin memnuniyetidir. Yani öğrenci - öğretmen memnuniyetini en üst doruk noktaya taşımanız beklenir. Burada  yine deneyimlerime dayanarak bazı saptamalarda bulunacağım. Söyleyeceklerim nazari olarak yanlış gibi görülebilir, ancak uygulamada yaşanmıştır.  Okulda kurumsallaşmayı gerçekleştirmek için, OGYE oluşturmak için, Kalite Kurulu kurup çalıştırmak için, okulda başarılı olmak için, vizyonu, misyonu belirlemek için, stratejik planı hazırlamak ve uygulamak için, okul gelişim planını hazırlayıp uygulamak için okul müdürünün en önemli destekçisi ve yardımcısı ÖĞ-RET-MEN-LER-DİR. Okul müdürü, öğretmenlerini ikna edemediği sürece, onların desteğini alamadığı sürece, öğretmenlerine ılıman bir okul iklimi hazırlayamadığı sürece, en teknolojik araç gereçle okulu doldursa da, ağzıyla kuş tutsa da başarılı olamaz. Yani okulda 1. adım lider yönetici olarak okul müdüründen gelecektir, 2. ve bitirici adım öğretmenlerin inanmasıyla, harekete geçmesiyle başlayacak ve başarılara ulaşılacaktır. Sözün kısası, her şey öğretmenden başlar, öğretmende biter. Bu bilinçle, kurumsallaşmak isteyen okul, demokratik yönetime, adaletli uygulamalara, istikrara, ılıman okul iklimine ve öğretmen memnuniyetinin ve öğretmen gelişiminin önemine dikkat etmek zorundadır. Öğretmenini memnun etmeyen okul hiç bir zaman istikrarlı bir başarı grafiği çizemez. Başarısı saman alevi gibi yanıp söner. Oysa TKY'nin özünde, biraz sonra 7. maddede de anlatacağım gibi sürekli bir değişim, gelişim ve yenileşme vardır. Bunu anlamadığımız, bunu kavramadığımız sürece kalite odaklı olamayız. TKY'de sonuç değil süreç önemlidir. Sürecin iyileştirilmesi ve geliştirilmesi, bunda sağlanacak süreklilik, sonucu da etkileyecektir.

    7. Kaizen Sisteminin Oluşturulması:  Kaizen, Deming'in TKY felsefesine sürekli iyileştirme anlayışı getirmiştir. "Toplam Kalite Yönetimi nedir? İç ve dış müşteri beklentilerinin yerine getirilmesini temel olarak alan, çalışanların bilgilendirilmesini, yetkilendirilmesini ve takım çalışmalarıyla tüm süreçlerin sürekli iyileştirilmesini hedefleyen bir yönetim felsefesidir." (EARGED). Bu tanımda konu kısa, öz ve net olarak anlatılmaktadır. Okulda sürekli değişimi, sürekli gelişimi ve sürekli yenileşmeyi sağlamak, kurumsallaşmayı ve TKY'yi başarmakla sağlanır. Kurumsallaşmış okullarda işler kişilere bağlı olmaktan çıkar takımlara, ekiplere kalır. Kazanılan ve kazanılacak başarılar artık tesadüf eseri ve saman alevi gibi olamayacak, artarak süreklilik kazanacaktır...

    * * * Son Söz: 21.yüzyılı yaşamak, çağdaş olmak istiyorsak, TKY felsefesini özümsememiz, içselleştirmemiz gerekmektedir. Önce okul müdürleri bunu yapmalı, kendileri inanmalı, istemeli, eğitim yönetimi konusunda çıkmış tüm kitapları defalarca okumalı, karıştırmalı, öğretmenlerine okutmalı ve çok çalışmalıdırlar.  Sonra okullarının yol haritalarını belirleyerek çağdaş eğitim için okulda takım ruhunu oluşturmalıdırlar.  "Ben yaptım.", "Ben başardım.", "Bu tamamen benim eserimdir." düşüncelerinin yerini, BU İŞİ BİZ YAPTIK, BİZ BAŞARDIK, BİZİM ESERİMİZDİR söylemleri almalı, takım ruhu, takım çalışması ve takım yardımlaşması, okulun kılcal damarlarına kadar inmeli ve işlemelidir.

   * Okul müdürlerimize, öğretmenlerimize saygılarımla.

Kamil TÜRKOĞLU /Emekli Okul Müdürü