TOPLANTI YÖNETİMİ

* Toplantı, her kurumda, her hangi bir konuda bir karar almak, alınan kararların uygulama durumlarını, uygulama sonuçlarını değerlendirmek ve yeni planlamalar yapmak amacıyla yapılan, kurum yöneticileri ve çalışanlarını katıldığı dar veya geniş kapsamlı bir etkinliktir.

   * Okullarda toplantı deyince akla şunlar gelir:

    a) Öğretmen Kurulları

    b) Zümre Öğretmen Kurulları

    c) ŞÖK Toplantıları

    d) Veli Toplantıları

    e) Eğitici Kol Toplantıları

    f) Yönetim Toplantıları

    g) Törenler, kutlamalar

    h) Komisyon toplantıları ...vb.

    * Okul Müdürü, okulda yapılacak tüm toplantılara mutlaka bir standart getirmelidir. Yani toplantıların aşağıdaki esas ve usullere uygun yapılması için çalışmalıdır. Kendi başkanlığında yapılacak olan toplantılardaki toplantı yönetim şekli diğer toplantıları da etkileyecektir.

      * Okulda yapılacak Öğretmenler Kurulu Toplantıları ile Veli Toplantıları için mutlaka Kaymakamlıktan önceden izin alınmalıdır.

   * Toplantıların ders saatleri dışında yapılması yönetmelik gereğidir.

        * Okulda yapılacak toplantılarda izlenecek yöntem ve teknikler:

1. Her toplantının yazılı bir gündemi olmalıdır.

2. Her toplantının yapılacağı tarih, başlama saati ve gündemi önceden, toplantıya katılacaklara yazılı olarak bildirilmelidir.

3. Toplantının yapılacağı saat, katılımcılar için uygun bir zaman dilimi içinde olmalıdır.

4. Her toplantıda mutlaka iki yazman olmalı, konuşmalar ve alınan kararlar tutanakla tespit edilmelidir.

5. Toplantılar, okul müdürü, müdür yardımcısı, zümre başkanı veya en kıdemli öğretmen tarafından yönetilmelidir.

6. Toplantılar mutlaka önceden belirtilen saatte başlatılmalıdır. Toplantı başında toplantının kaç saat süreceği belirtilmelidir. Toplantı başkanı her gündem maddesinin ne kadar süre içinde görüşülmesi gerektiğini önceden kafasında tasarlamalı, süre aşımlarına dikkat etmelidir. Süre bitiminde gündem  bitmemiş ise, toplantının uzatılması veya ertesi gün yeniden toplanılması hemen o an  belirlenmelidir. Ancak toplantıların önceden belirlenen tarih ve zaman içinde yapılması en uygun olanıdır.

7. Her toplantının bir amacı olmalı, bu amaç katılımcılara bildirilmelidir.

8. Toplantı başkanı toplantıyı iyi dileklerle açmalı, katılımcıları sevgi ve saygıyla selamlamalı ve toplantıya başarılar dilemelidir.

9.  Toplantı gündemi yazı tahtasına okunaklı olarak yazılmalı veya tepegözle perdeye yansıtılmalıdır. Katılımcılara, toplantı gündemi ayrıca çoğaltılarak verilmelidir.Katılımcıların  not alabilecekleri yeterlikte boş kağıt dağıtılmalıdır.

10. Toplantı başkanı, toplantıyı demokratik ilkeler doğrultusunda, tüm olumlu, olumsuz görüşlerin söylenmesine, tartışılmasına fırsat tanıyarak konuşmacıları cesaretlendirmeli, her gündem maddesini uygun bir süre görüştürerek toparlamalı ve alınacak kararı mutlaka oylamalıdır. Oylama sonucu, "oybirliğiyle" veya "oy çokluğuyla" şeklinde ifade edilerek yazılmasına özen göstermelidir.

11. Toplantı başkanı, toplantını ne çok resmi ne de gayri resmi geçmesine izin vermemelidir. Katılımcıların gündem maddelerinin görüşülmesine katılımlarını sağlamalı, ara sıra espirilere yer vermeli, ilgiyi görüşülen madde üzerine toplamalıdır. İlginin çok dağıldığı ve toparlanmasının güç görüldüğü durumlarda toplantıya 5-10 dakika ara vermelidir.

12. Toplantı başkanının konuşma dili resmi olmalıdır. Katılımcılara söz verirken soyadlarının önüne "Sayın" sözcüğünü ekleyerek hitabetmelidir. "Sayın Yeşiltepe, Sayın Gültekin, Sayın Yıldırım..vb.)

13. Toplantı başkanı, toplantıya hazırlıklı gelmelidir. Gündem maddelerini önceden teker teker irdelemeli, notlar çıkartmalı, belgeler eklemeli, alınmasını istediği kararlar doğrultusunda ikna edici konuşma metinleri hazırlamalı, istatistiki bilgilere başvurmalıdır. Hatta bu hazırlıklarını saydamlara aktararak tepegözle perdeye yansıtmalı, ilgiyi daha fazla toplayıp katılımcıları doğru ve açık olarak bilgilendirmelidir. Bazı istatistiki bilgilerle ilgi, gündem sırası geldikçe ilgiyi daha da yoğunlaştırmak için önceden fotokopiyle çoğaltılmış notlar dağıtılmalıdır.  Konuşmaları ve alınacak kararları somut veriler üzerine oturtmalıdır.

14.  Okullarda yapılan toplantılarda alınan kararlar (ister oy birliğiyle, ister çoğunlukla alınsın) ilgili herkes tarafından uygulanmalı, uyulmalıdır. Okul Müdürü, toplantılarda alınan bu kararların uygulanıp uygulanmadığının takipçisi olmalıdır.

15.  Toplantılarda konuşulup, toplantı dışına taşınmasında sakınca görülen konuşmalar, katılımcıların dikkati çekilerek belirtilmelidir. Toplantılarda doğabilecek sertlikler, tartışmalar, önceden sezilerek önlenmeli, kırıcılıktan ve taraflı davranmaktan kaçınılmalıdır.

16.  Toplantılarda yapılacak çay ve kuru pasta benzeri küçük ikramlar, katılımcıların verimin artıracaktır.

17.  Toplantılarda sigara içilmesine  izin verilmemelidir. Uzun süren toplantılarda, 1,  1,5 saatte bir 5 - 10 dakika ara verilerek bu tür gereksinmelerin karşılanmasına izin verilmelidir.

18.  Toplantılar hep bildik düzende olmamalı, tepegöz, bilgisayar-projeksiyon kullanılarak daha teknolojik ve ilgi çekici olabilmelidir.

Kamil TÜRKOĞLU / Okul Müdürü

* * * Bu dosyayı bilgisayarınıza indirmek için buraya TIKLAYINIZ.